Processo digitalizzazione imprese. Che cos’è il domicilio digitale

Che cos’è il domicilio digitale?

Che cos’è il domicilio digitale?

Oggi, la digital transformation rappresenta un passaggio obbligato per le imprese di ogni settore che vogliono sfruttare il potenziale delle nuove tecnologie e i benefici di strumenti in grado di ottimizzare la gestione delle comunicazioni, come il domicilio digitale, al fine di migliorare l’efficienza aziendale, ridurre i costi, aumentare la produttività e rimanere competitive nel mercato di riferimento.

Che cos’è il domicilio digitale? Il Codice Amministrazione digitale (CAD), un testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese, definisce il domicilio digitaleUn indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD”. 

In altre parole, il domicilio digitale può essere costituito o da una casella PEC oppure da un servizio di recapito certificato qualificato, disciplinato dall’art. 44 del Regolamento (UE) n 910/2014.

Possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, in base a quanto stabilito dagli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020, è obbligatorio per:

  • Pubbliche amministrazioni;
  • Imprese;
  • Società;
  • Ditte individuali;
  • Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Domicilio digitale e PEC aziendale: come aprire una casella di Posta Elettronica Certificata?

La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.

Il sistema di Posta Elettronica Certificata coinvolge diversi attori: il mittente, il destinatario, il gestore che fornisce il servizio di PEC e l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) che si occupa dell’accreditamento dei gestori e svolge funzioni di vigilanza sulle loro attività.

Il servizio di PEC aziendale può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso AgID, l’organo pubblico responsabile della gestione dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.

Come aprire una PEC? Per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider. Il cliente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino.

Infine, si procede al pagamento di quanto richiesto secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella.

Il costo per l’attivazione della PEC cambia in base al gestore. In genere, l’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati.

Nell’era della dematerializzazione dei documenti cartacei, il domicilio digitale sostituisce il domicilio fisico per il recapito di comunicazioni con valore legale e garantisce l’identità di mittente/destinatario. Inoltre, permette di prendere visione della comunicazione in qualsiasi momento e luogo a prescindere dalla presenza fisica presso il luogo di lavoro.

Sanzioni domicilio digitale: cosa dice la normativa?

Il D.L. 16 luglio 2020 n.76 (Decreto Semplificazioni), recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito con modificazioni dalla legge 11 settembre 2020, n. 120, prevede l’inasprimento delle sanzioni a carico di coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.

L’articolo 37 del Decreto Semplificazioni stabilisce che entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC, o il cui domicilio digitale è stato cancellato d’ufficio o, seppur dichiarato, risulta inattivo, devono regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.

In caso di mancata comunicazione sarà assegnato d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale e verranno applicate le sanzioni in misura raddoppiata per le società (con riferimento all’articolo 2630 del Codice Civile) e triplicata per le imprese individuali (con riferimento all’articolo 2194 del Codice Civile):

  • Dai 206 ai 2.064 € per le società;
  • Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.

Se, invece, la mancata comunicazione riguarda, i professionisti iscritti ad un albo, l’Ordine di appartenenza provvede a trasmettere una diffida ad adempiere entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.

INI-PEC e IPA: gli Indici nazionali per rintracciare un domicilio digitale o una PEC 

INI-PEC e IPA sono gli indici nazionali, consultabili gratuitamente da chiunque, che permettono di rintracciare facilmente la PEC di un professionista o di un’impresa e il domicilio digitale di una Pubblica Amministrazione.

Vediamo insieme quali sono le caratteristiche dei due pubblici registri:

  • INI-PEC: l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, istituito presso il Ministero dello Sviluppo Economico e realizzato da InfoCamere in attuazione del decreto legge del 18 ottobre 2012, n.179, raccoglie tutti gli indirizzi di PEC delle Imprese e dei Professionisti presenti sul territorio italiano. Se l’azienda o il professionista cercato è presente nell’indice, INI-PEC fornisce all’utente l’indirizzo richiesto. L’indice viene puntualmente aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge;
  • IPA: l’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi è una banca dati di libera consultazione in cui è possibile trovare i riferimenti utili per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni e i Gestori di Pubblici Servizi. Tutti coloro che intrattengono rapporti contrattuali con le Pubbliche Amministrazioni in IPA trovano le informazioni necessarie per la fatturazione elettronica e per gli ordini elettronici.

Domicilio digitale e PEC Namirial: la soluzione perfetta per ogni tipo di impresa

Con Namirial, gestore di di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, puoi attivare in pochi minuti la tua PEC aziendale online e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:

  • PEC Professional che comprende:
    • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Costo: 19,00 euro + iva l’anno;
  • PEC Business che include:
    • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;
    • Costo: 29, 00 euro + iva l’anno;
  • PEC Enterprise che autentichi con:
    • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;
    • Costo: 49,00 + iva l’anno.

Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:

  • Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
  • Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
  • Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
  • Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
  • Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
  • Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
  • Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
  • Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
  • Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
  • Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
  • Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
  • Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.

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